PhoneUP в государственных структурах – экономит Ваше время и силы

Рабочие дни сотрудника администрации района, города, области, края или округа похожи один на другой: утомительные совещания, «закипающий» от звонков телефон, «кросс» по коридорам и лестницам для согласования подписей, прием нескончаемой чреды посетителей и… сильнейшая усталость к вечеру. Как сделать ежедневную рутину проще и приятнее? Как справиться с работой быстрее?

Хорошим помощником сотрудника администрации может стать IP телефон Cisco, который возьмет на себя «излишние хлопоты» и сэкономит Ваши силы, энергию и, конечно, время.

Как найти любого абонента за 5 секунд?

Сколько телефонных справочников должно лежать на столе типичного сотрудника администрации или мэрии? Десять? Двадцать? Сто? Ни одного! Все телефонные номера (коллег, специалистов смежных структур, сотрудников управлений и т.д.) могут и должны храниться в едином электронном справочнике, доступном непосредственно с Вашего телефона.

Причем поиск нужного абонента и его вызов должны осуществляться наиболее простым способом – достаточно ввести любое из известных значений (фамилию, имя, должность, название структуры) или, хотя бы, часть значения, которую Вы помните, и на дисплее IP телефона отобразится результат поиска по всем зарегистрированным справочникам.

Такой подход позволяет не только сократить время, затрачиваемое на поиск, но и избежать звонков на ошибочно набранные номера.

Кстати, в справочнике сервиса «Директория» может храниться не только основная, но и дополнительная информация об абоненте – например, данные о заместителе должностного лица, часы его приема и т.п.

Кто мне звонит?

Давно замечено, что результат беседы напрямую зависит от степени подготовленности к ней. Поэтому важно узнать, кто Вам звонит, прежде чем поднять трубку.

Если звонящий Вам абонент занесен в адресную книгу «Директория», расширенная информация о нем отобразится на дисплее Вашего IP телефона – ФИО абонента, его должность, название структуры или службы.

Более того, пропущенный звонок не означает «потерянный» - ключевая информация о звонивших абонентах будет доступна и в списке пропущенных вызовов с расширенной информацией об абоненте – ФИО сотрудника или название компании.

«Внимание. Начало заседания – через 20 минут»

Сервис «Объявления» пакета PhoneUP будет удобным инструментом для своевременного оповещения сотрудников о предстоящем заседании или совещании.

В соответствии с расписанием все участники мероприятия, а также вспомогательные службы получат текстовое или голосовое объявление на свой IP телефон. Объявления о начале и окончании мероприятия могут быть записаны заранее и разосланы автоматически в указанное время или же транслироваться в режиме реального времени. Инициатор рассылки может проконтролировать получение сообщений пользователями.

Запись телефонных переговоров

Некоторые государственные организации обязаны фиксировать все телефонные переговоры в соответствии с российским законодательством. Другим - регистрация переговоров может помочь улучшить качество обработки обращений от населения, третьим – разрешить конфликтные ситуации.

Для осуществления записи можно приобрести дорогостоящее внешнее оборудование, а можно - воспользоваться программным приложением. Например, сервисом «Запись» пакета PhoneUP, который не только позволяет регистрировать телефонные переговоры с абонентами любого типа, но и обеспечивает высокий уровень конфиденциальности, благодаря строгой системе разграничения доступа к архивным записям, а также предлагает широкий набор пользовательских настроек.

Обеспечение безопасности сотрудников

Любой IP-телефон может служить «тревожной кнопкой» для сотрудников, ведущих прием граждан. В случае неадекватного поведения посетителя достаточно нажать одну кнопку на телефоне, и группа сотрудников безопасности будет немедленно оповещена о возникновении чрезвычайной ситуации. Помимо этого, IP телефоны могут служить и дополнительным средством громкого оповещения – служба безопасности получит возможность трансляции сообщений через внешние динамики всех или определенной группы IP-телефонов.